Spesso le giornate lavorative sono caratterizzate da una lunga lista di attività da svolgere e in alcuni casi risulta difficile organizzare il lavoro in base alle priorità e/o ai tempi di scadenza. Per questo molte persone tendono a svolgere più attività contemporaneamente nel tentativo di conseguire il maggior numero di risultati. Ciò determina l’esposizione di questi soggetti ad ansia, stress e stanchezza, fattori che ne compromettono la produttività.

In questo caso può essere d’aiuto il metodo Timeboxing che consente di pianificare il lavoro e ottimizzare il tempo, fronteggiando scadenze e tempi di consegna. Dedicando ad ogni compito un determinato arco di tempo sarà più facile concentrarsi solo su di esso.

Infatti, il Timeboxing è un metodo di pianificazione tecnica, basato sulla frammentazione del tempo e quindi sulla suddivisione in vari blocchi temporali fissi entro i quali si svolgono le azioni pianificate.

Più semplicemente, il programma è caratterizzato sulla suddivisione del lavoro in vari periodi di tempo separati (Timebox = “scatola temporale”), la cui durata è prefissata, entro i quali svolgere diversi compiti. Ognuno dei compiti ha i propri obiettivi, il proprio budget e la propria scadenza. Perciò è fondamentale individuare i compiti prioritari e concentrarsi sul loro completamento e il raggiungimento dei relativi risultati.

Affichè il metodo sia efficace è importante che, al termine di un timebox, si sospenda il lavoro per svolgere altre funzioni meno impegnative o concedersi una pausa, prima di passare al timebox successivo.

Procedendo in questo modo si ha una corretta gestione del tempo, si snellisce il lavoro, mantenendo la giusta concentrazione, senza incorrere in distrazioni che ostacolerebbero lo svolgimento delle varie mansioni ed evitando una paralisi dell’azione che di solito scaturisce in persone che sono in preda alla confusione dettata dalle numerose attività da dover portare a termine.

Riassumendo, il timeboxing consente di determinare tra le diverse attività quelle prioritarie, definire le tempistiche e assegnare una porzione di tempo a tutte le attività da svolgere. Inoltre si ha la possibilità di valutare il lavoro svolto nel tempo trascorso e se questo è stato proficuamente utilizzato, avendo cosi una visione complessiva e potersi migliorare nello svolgimento del proprio lavoro.

Al timeboxing viene spesso associato un altro metodo denominato MoSCoW al quale abbiamo dedicato un approfondimento che vi invitiamo a leggere QUI

Tra i metodi che vi consigliamo di adottare ci sono anche il modello Smart e l’Action Method entrambi volti ad ottimizzare il lavoro e le tempistiche di esecuzione

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