Quando si parla di spese di rappresentanza s’intendono tutte quelle spese “sostenute e documentate, per erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi, con finalità promozionali o di pubbliche relazioni e il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell’obiettivo di generare, anche potenzialmente, benefici economici per l’impresa ovvero sia coerente con pratiche commerciali di settore” (comma 1 D.M. 19/11/2008).
In base a questo Decreto Ministeriale rientrano tra le spese di rappresentanza
- le spese per viaggi turistici in occasione dei quali sono programmate ed in concreto svolte significative attività promozionali dei beni e dei servizi la cui produzione o il cui scambio costituisce oggetto dell’attività caratteristica dell’impresa;
- le spese per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione di ricorrenze aziendali o di festività nazionali o religiose.
- Spese per l’inaugurazione di nuove sedi, uffici o stabilimenti dell’impresa
- le spese sostenute in occasione di mostre, fiere, ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall’impresa. Tuttavia viene precisato che non si possono ritenere spese di rappresentanza quelle sostenute per eventi aziendali in cui sono presenti esclusivamente dipendenti dell’impresa, in quanto tali spese non possono considerarsi sostenute nell’ambito di “significative attività promozionali” dei prodotti dell’impresa per cui decade il requisito della ragionevolezza
- ogni altra spesa per beni e servizi distribuiti o erogati gratuitamente, ivi inclusi i contributi erogati gratuitamente per convegni, seminari e manifestazioni simili il cui sostenimento risponda ai criteri di inerenza. Trattasi di ogni altra erogazione gratuita di beni e servizi funzionalmente e potenzialmente idonea ad assicurare all’impresa benefici in termini economici, di promozione o di pubbliche relazioni.
Tutte le spese di rappresentanza devono avere, come elementi caratterizzanti, la gratuità e la ragionevolezza. Per gratuità s’intende la possibilità per la controparte di fruire del bene o del servizio senza pagare quindi a titolo gratuito. Quindi solo in presenza di gratuità si può avere spesa di rappresentanza se questa è basata su logiche imprenditoriali. Mentre quando parliamo di ragionevolezza s’intende la possibilità di generare benefici economici per l’impresa.
Il D.M. del Ministero dell’Economia e delle Finanze chiarisce che le spese di rappresentanza sono deducibili (detraibili) nel periodo d’imposta di sostenimento delle spese in misura proporzionale all’ammontare dei ricavi e dei proventi dell’impresa risultanti dalla Dichiarazione dei redditi. Per ricavi fino a 10.000 euro l’importo deducibile è pari a l’1,3%; fino a 50.000 euro è pari allo 0,5% e per importi superiori a 50.000 euro è pari allo 0,1%. La deducibilità delle erogazioni e delle spese di rappresentanza è sempre subordinata all’esistenza di una documentazione dalla quale risultino anche le generalità dei soggetti ospitati, la durata e il luogo di svolgimento della manifestazione e la natura dei costi sostenuti.
Vi invitiamo a consultare un altro utile focus sulla detraibilità delle spese di trasferta e sulla deducibilità dei compensi di un Amministratore Unico di società unipersonale.
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