L’organismo di Vigilanza (o ODV) è un organo caratteristico e centrale del Modello organizzativo 231, e può essere monocratico oppure collegiale.
L’ODV deve necessariamente essere dotato di una continuità di azione, al fine di operare efficacemente, motivo per il quale la composizione deve necessariamente essere mista, ossia formata da membri sia interni che esterni. I componenti, indifferentemente che siano interni o esterni alla compagine aziendale, devono essere dotati di determinati requisiti specifici, quali: indipendenza, autonomia e professionalità.
All’Organismo di Vigilanza vengono attribuiti una serie di compiti, nello specifico:
– Valutare la validità del modello, vigilando sull’osservanza e sull’efficace attuazione del Modello da parte dei destinatari sulla base dei reati presupposto previsti dal decreto e sulla base dell’ attività nonché degli obiettivi aziendali;
– Rilevazione di eventuali comportamenti non conformi emergenti dall’analisi dei flussi informativi e dalle segnalazioni da parte dei responsabili delle diverse funzioni aziendali;
– Segnalazione all’organo dirigente delle violazioni accertate del Modello che possano comportare una responsabilità in capo all’ente;
– Proporre aggiornamenti del MOG231, in considerazione della sua inadeguatezza o per cambiamenti all’interno della società (dovuti anche ad una attività di Business Process Reengineering o di modifiche al quadro normativo di riferimento;
– Gestire e monitorare le iniziative di formazione e di informazione per diffondere la conoscenza e la comprensione del Modello;
Una volta analizzati i compiti, è necessario comprendere di quali poteri sia dotato tale organo.
In virtù della sua importanza, l’ODV è investito di tutti i poteri di iniziativa e controllo su tutte le attività aziendali, senza necessità di preavviso; inoltre, le attività poste in essere da tale organo non possono venir sindacate da alcun organismo o struttura aziendale (salvo il controllo da parte dell’organo dirigente). L’ODV riporta al Consiglio di Amministrazione, con periodicità annuale, i risultati delle attività effettuate.
L’OdV ha la possibilità di avvalersi – sempre sotto la sua sorveglianza – dell’aiuto di tutte le strutture della società e di consulenti esterni.
Al fine di disciplinare le attività connesse a tali compiti, l’Organismo di Vigilanza si dota di un proprio regolamento, dandone adeguata comunicazione al CDA.
Inoltre, al fine di svolgere le sue funzioni in maniera adeguata, si coordina con altri organi, in particolare con:
– il direttore del personale per la formazione del personale sul Decreto 231;
– le funzioni aziendali che svolgono attività a rischio per l’implementazione delle procedure operative di attuazione del Modello;
– la funzione di Internal Audit per le attività di ispezione;
– i responsabili titolari di rapporti con controparti per l’elaborazione delle clausole contrattuali necessarie all’ applicazione del MOG231 ai soggetti esterni all’Ente.
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