La prima nota non è un documento obbligatorio e inoltre non vi è nessuna forma determinata, in cui vengono descritte in ordine di data. Si tratta di un vero e proprio registro che riporta tutte le movimentazioni di un’azienda.
Nella prima nota vengono descritte in ordine di data le operazioni e i movimenti finanziari dell’azienda. Al di là della natura giuridica, quando si pone in essere un’attività commerciale si effettuano delle operazioni di contante che spesso possono eludere al controllo dell’estratto conto bancario. Tutte movimentazioni di denaro, al fine di essere inserite nel bilancio per le società di capitali o comunque per i soggetti in contabilità ordinaria, devono essere riepilogate in un registro.
Tenere una prima nota in modo corretto può rivelarsi una scelta strategica in quanto permette di tenere sotto controllo l’andamento della gestione aziendale quasi in tempo reale. Come detto in precedenza non essendo un documento obbligatorio è chiaro che non esiste un modello standard predefinito da utilizzare ma ci sono piccole accortezze da seguire per effettuare una efficace ed efficiente compilazione. Importante sapere che nel registro prima nota sono ammesse correzioni e cancellazioni ma è sempre opportuno non perdere di vista il rigore e la precisione. I dettagli che vanno trascritti nella prima nota sono molteplici e sono: la data, il riferimento ai documenti originali, la descrizione, l’importo, Riferimento al documento contabile (fattura o ricevuta),Flussi in entrata (Accredito di un finanziamento ad esempio come il decreto liquidità, Flussi in uscita (esempio spese, costi da sostenere come retribuzioni).
Una volta compilato correttamente il registro prima nota è fondamentale consegnare periodicamente tutta la documentazione al commercialista il quale attraverso le altre informazioni a cui ha accesso potrà integrarla con tutte le altre operazioni. Redigere una buona prima nota è il tassello per ottenere una contabilità efficace ed efficiente elemento fondamentale per una corretta determinazione del carico fiscale oltre che un buon strumento di controllo in quanto permette di individuare possibili scostamenti negativi o positivi ma anche il primo passo per effettuare la migliore pianificazione che permette di sviluppare investimenti per ampliamento della propria azienda