Come svolgere un BPR

In un precedente articolo abbiamo parlato del Business Process Reengineering (BPR), spiegando di cosa si tratti e perché risulta essere di fondamentale importanza per le aziende.

Nel seguente articolo, invece, vi spiegheremo – in maniera più approfondita – le 8 fasi che lo costituiscono.

  1. Comprendere i Processi Esistenti

In prima analisi, è necessario analizzare e comprendere i processi esistenti, perché sono stati generati e chi sono i soggetti preposti al loro controllo. Si tratta, naturalmente, di una fase molto delicata in quanto è il momento in cui vengono conosciuti in maniera approfondita tutti i processi e le fasi che compongono l’iter aziendale.  In questa fase l’Advisor BPR, ovvero il soggetto preposto allo svolgimento di tale processo, scova le inefficienze, analizzando quali possono essere le potenziali innovazioni da porre in essere.

2. Identificare i Processi da ridisegnare

Una volta analizzati tutti i processi analizzati nella prima fase, è possibile procedere all’individuazione di quelli da rimodellare, per migliorare l’efficienza aziendale. In questa fase, laddove possibile, è particolarmente apprezzabile l’uso di misurazioni e di raccolta di dati misurabili, al fine di poter individuare i valori e gli indici di riferimento per organizzare al meglio gli obiettivi da raggiungere. Successivamente, bisognerà stilare tutti i KPI, per poter trasformare il BPR in elementi misurabili quantitativamente e qualitativamente. Le attività potranno essere suddivise in “Attività a valore aggiunto” e in “Attività a non Valore Aggiunto”, tramite la mappatura Value Stream Map (VSM), nel quale verranno adoperati alcuni strumenti come la raccolta della Voice of Customer.

  1. Identificare le leve del cambiamento

In questa fase è fondamentale individuare le leve del cambiamento su cui agire, in quanto il processo evolutivo deve essere visto come innovazione e progresso. In questa fase del BPR è necessario possedere una buona capacità relazionale poiché bisogna trasmettere al team di lavoro motivazione e sostegno.

  1. Progettare i nuovi processi

Una volta che sono stati individuati le criticità e le possibili migliorie, è possibile iniziare a progettare i nuovi processi aziendali. In questa fase vengono raccolte tutte le idee, le quali saranno a loro volta suddivise in categorie.

In questa fase viene redatto il Project Charter, ovvero un documento sintetico riportante le informazioni più importanti del progetto, tra cui:

–          Obiettivi condivisi

–          Problem statement

–          Ambito del progetto

–          Tempi di attuazione

–          Vincoli di Progetto

–          Risorse da impiegare

 

  1. Rendere operativi i nuovi processi

In questa quinta fase, i processi progettati devono essere condivisi con i responsabili degli uffici. Vengono affermati e sottolineati i vari gradi di responsabilità e coinvolgimento di tutte le figure in gioco. Si adopera la “MATRICE R.A.C.I.”, ovvero:

–          Responsible: si individuano coloro che partecipano alle attività del Work Package;

–          Accountable: si individua l’unico responsabile dell’intero risultato;

–          Consulted: è colui che grazie all’esperienza contribuisce alle decisioni operative del progetto.

–          Informed: si tratta di coloro che sono direttamente influenzati dall’esito dei work packages.

 

  1. Valutare e correggere i nuovi processi

A questo punto i processi ideati vengono analizzati per verificare la loro funzionalità in azienda, andando a correggerne gli errori e migliorandone l’efficienza.

  1. Prospettare il Miglioramento Continuo

E’ necessario prospettare un costante miglioramento, infatti, bisogna creare un piano che permette all’azienda di attuare piccole integrazioni con il fine di mantenersi sempre aggiornata e flessibile.

  1. Sviluppare Obiettivi concreti

L’ultima fase consiste nello sviluppare ulteriori nuovi obiettivi concreti da raggiungere nel prossimo futuro, al fine di innescare un miglioramento continuo. A questo proposito è importante individuare degli obiettivi concreti e sfidanti, attraverso il metodo SMART.